Bestuur
Het bestuur voert de besluiten van de vereniging uit en houdt zich bezig met de dagelijkse gang van
zaken binnen de VvE.
Het VvE bestuur bestaat uit één of meer personen. Meestal bepaalt de splitsingsakte dat
dit een oneven aantal moet zijn. Het bestuur wordt benoemd in de VvE vergadering. Als het VvE bestuur
uit meer dan één bestuurder bestaat, wordt een van hen tot voorzitter benoemd. Ook wordt een
secretaris en penningmeester benoemd. Soms is dat één en dezelfde persoon.
Als de VvE een beheerder benoemt, dan voert de beheerder een aantal ‘uitvoerende bestuurstaken’ uit. Denk bijvoorbeeld aan de ledenadministratie, het innen van de maandelijkse en eenmalige bijdragen, het organiseren van de ledenvergaderingen en het opstellen van de jaarstukken. Welke taken de beheerder oppakt, is afhankelijk van de beheerovereenkomst.
Het bestuur blijft wel altijd verantwoordelijk.
Benoeming en ontslag van VvE bestuur
Het VvE bestuur wordt in de ALV (Algemene Ledenvergadering) benoemd. Je kiest uit de mensen die zich voor de functie
verkiesbaar stellen. Degene die zich verkiesbaar stelt en de meeste stemmen krijgt, wordt meestal de bestuurder. De VvE bestuurders hoeven niet per se ook lid van de VvE te zijn. Er kan ook een extern VvE bestuur benoemd worden.
Bestuurders worden benoemd voor onbepaalde tijd. In de ALV kan een bestuurder worden ontslagen. Een vrijwillige bestuurder kan ook altijd ontslag nemen.
Voorzitter van het bestuur, secretaris en penningmeester
Als er meerdere bestuurders zijn, benoemen zij zelf een voorzitter, secretaris en
penningmeester. De modelreglementen geven geen taakomschrijving. Deze moet je uit het
algemeen taalgebruik afleiden.
Globale taken van voorzitter, secretaris en penningmeester zijn:
- De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en houdt de door de VvE uitgezette lijnen in de gaten.
- De penningmeester beheert de kas.
- De secretaris zorgt voor de communicatie naar buiten.
De modelreglementen hebben het bij de taken en verantwoordelijkheden over ‘het VvE
bestuur’. Dus alle bestuurders zijn bevoegd de taken uit te oefenen. Het maakt niet uit welke functie ze hebben. Je kunt ze ook allemaal aanspreken als de taken niet op de juiste manier zijn uitgevoerd.
Een grote misvatting is dat het bestuur het voor het zeggen heeft in de VvE. Dat is zeker niet het
geval. In de ALV worden de besluiten genomen voor de VvE.
Taken van het VvE bestuur
De taken van het VvE bestuur zijn onder meer:
- Beheren van middelen van de VvE. De middelen staan op een bankrekening op naam van de
VvE.
- Opstellen van de jaarstukken na afloop van het boekjaar.
- Vaststellen definitieve ledenbijdragen na goedkeuring exploitatierekening door ALV.
- Opstellen begroting voor het nieuwe boekjaar.
- Afsluiten voorgeschreven verzekeringen.
- Zorgen dat er een ‘appartementsclausule’ in de verzekeringsovereenkomsten is opgenomen.
- Beoordelen of ‘onredelijke hinder’ ontstaat door aanbrengen parket of stenen vloeren.
- Beoordelen of toegang tot privé gedeelte nodig is voor werkzaamheden aan gemeenschappelijke zaken.
- Register aanleggen en houden van eigenaren en gebruikers (definitie).
- Contactpersoon voor de beheerder en vertegenwoordigt de VvE naar buiten toe.
- Bij zeer dringende reparaties is het bestuur bevoegd om actie te ondernemen, zonder voorafgaande
toestemming van de ALV.
Veel van de hierboven genoemde taken worden door de VvE beheerder overgenomen.
Commissies
Commissies worden benoemd door de ledenvergadering en hebben meestal een
specifieke opdracht of taak. Denk bijvoorbeeld aan de kascontrole commissie of de
technische commissie. Een commissie krijgt bijvoorbeeld de opdracht om het onderhoud te regelen wat gepland
is in een jaar. De verantwoordelijkheid van de commissie reikt niet verder dan de
opdracht en eindigt als het onderhoud gereed is.
Technische commissie
Het doel van de technische commissie is om de uit te voeren onderhoudsactiviteiten technisch zo
goed mogelijk te laten uitvoeren. De bestuurder/ beheerder adviseert de VvE om een technische commissie samen te
stellen.
Taken en bevoegdheden zijn bijvoorbeeld:
- Opstellen en/of beoordelen van werkomschrijvingen
- Opvragen en/of beoordelen van offertes
- Advies geven op technisch gebied aan de ALV en/of het bestuur
- Prioriteiten (mede) bepalen met betrekking tot het onderhoud
- Meelopen met opleveringen
- Voorstellen (mede) bepalen in de meerjarenonderhoudsplanning
- Meelopen bij de inspectie van technische klachten, offerte aanvragen
en (laten) opstellen van de meerjarenonderhoudsplanning
De VvE kan besluiten om een aantal van bovenstaande zaken uit te besteden. Zoals de voorbereiding en het toezicht houden op gepland onderhoud. Dan hoeft de technische commissie niet alle bovenstaande taken uit te voeren.
Kascommissie
De kascommissie wordt ook wel kascontrolecommissie genoemd. Net als andere VvE commissies, wordt de kascommissie door de ALV benoemd. Leden van de kascommissie moeten lid zijn van de VvE.
Elke VvE moet een kascommissie hebben. De verplichting om een kascommissie de jaarstukken te laten controleren staat in
modelreglement 2006. In de oudere modelreglementen is niets geregeld over de kascommissie, maar dan bepaalt de wet dat er een kascommissie moet zijn (artikel 2:48 lid 2 BW). Kortom: het is voor iedere VvE verplicht. Als er geen kascommissie is om de jaarstukken te controleren of als die kascommissie niet aan de wettelijke eisen voldoet, dan is het besluit om de jaarstukken goed te keuren vernietigbaar. Er is dan nog een mogelijkheid om de jaarstukken door een accountant te laten controleren.
Bestuursleden mogen geen zitting nemen in de kascommissie. De kascommissie van de VvE moet uit VvE-leden bestaan en moet elk jaar worden gekozen. Het is geen probleem om elk jaar dezelfde leden te benoemen. Het aantal kascommissieleden is minimaal twee.
De VvE kascommissie controleert de jaarstukken die door het bestuur (of de beheerder) zijn opgemaakt. Deze commissie beoordeelt de volledigheid en de juistheid van de jaarstukken. Verder beordeelt de commissie de rechtmatigheid van de verrichte uitgaven en de verplichtigen die zijn aangegaan namens de VvE. De jaarstukken moeten in overeenstemming
zijn met de besluiten die in de ALV zijn genomen en de splitsingsakte,
het splitsingsreglement en het huishoudelijk reglement.
Daarna brengt de kascommissie advies uit aan de ALV en adviseert om deze goed of af te keuren (decharge te verlenen).
Goedkeurende verklaring en decharge verlening
Nadat de kascommissie de jaarstukken heeft gecontroleerd, geeft de kascontrolecommissie een goedkeurende of afkeurende verklaring af. Daarnaast brengt de kascontrolecommissie verslag uit van haar bevindingen aan de ALV. De ALV kan de jaarrekening vervolgens goedkeuren of afkeuren.
Het bestuur wil eventuele vragen van de kascontrolecommissie voor de ALV voldoende verantwoorden, zodat de jaarrekening in de ALV kan worden vastgesteld.
Verlenen van decharge
Als de jaarrekening wordt goedgekeurd dan volgt hierop decharge verlening aan het bestuur. Dit betekent dat de ALV goedkeuring geeft aan het bestuur over het gevoerde financiële beleid van het afgelopen boekjaar. Hiermee bevrijd je het bestuur van alle verdere navraag en verantwoording. De kascommissie adviseert de ALV over decharge verlening.
